A partir de 1820 se emplea el presupuesto como eje en el control financiero, cuando en la administración pública se sentía la necesidad de un elemento que controlara el gasto público y garantizara el funcionamiento eficiente de las actividades gubernamentales. Fue después de la primera guerra mundial que el sector privado probó los beneficios de la utilización del presupuesto para obtener márgenes de rendimiento en las operaciones, especialmente en el control de los gastos y destino recursos.

En la actualidad el presupuesto se considera parte importante del proceso gerencial y administrativo, el planear, actuar y controlar. Por lo que nunca se ve como un elemento aislado, suele encontrarse ligado con la planeación financiera, por ello es necesario tener una idea clara de su papel y su relación con el proceso gerencial.

¿Qué es un presupuesto?

Es un plan integrador y coordinador orientado hacia el futuro, respecto a las operaciones y recursos de una empresa en un período determinado, es expresado en términos financieros, con el fin de lograr los objetivos pautados por  gerencia. Cuyos principales objetivos son:Administración de empresas de la UPEA

  • Establecer una guía de acción.
  • Permitir comparar los resultados reales con lo planificado.
  • Evaluar la actuación y desempeño de la compañía.
  • Optimizar la utilización de los recursos económicos.
  • Trabajar anticipadamente con el fin de prevenir hechos.

Según estos objetivos se relaciona la función de los presupuestos con el control financiero de la organización. En tal sentido se da un proceso denominado control presupuestario que permite descubrir  los resultados de lo que se hace y compararlo con los datos presupuestados correspondientes, para medir los  logros y las diferencias.

Elementos de acción de los presupuestos

  • Integrador: Tiene en cuenta todas las áreas de la empresa y las actividades que en ellas se llevan a cabo.
  • Coordinador: Se preparan y coordinan planes en conjunto para toda la empresa.
  • Operaciones: Determina el rumbo de operaciones, en especial los ingresos que se pretenden obtener con pleno conocimiento de los gastos en los que se incurrirá.
  • Recursos: Se conoce los ingresos y gastos futuros para planear su asignación.

El proceso de planificación presupuestaria

Es un proceso que varía dependiendo del tipo de organización, sin embargo, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial  de futuras acciones y planes para lograr metas y objetivos económicos. Consta de las siguientes fases:

  • Definición de las directrices generales: Se fijan los objetivos y se transmiten a cada área las instrucciones generales, para que ellas diseñen sus planes y presupuestos.
  • Elaboración de planes, presupuestos y programas: Basado en las directrices recibidas, cada responsable elaborará un plan de acción que debe seguir para poder cumplir los objetivos generales. Es importante que se planteen varias alternativas contemplando posibles variaciones que puedan producirse en el entorno.
  • Negociación: Es un proceso que va de las áreas más bajas de la empresa hacia las más altas, con el fin de consolidar dichos planes mediante la interacción con los diferentes niveles jerárquicos en la cadena de mando.
  • Coordinación: Proceso por medio del cual se comprueba la coherencia de los planes y programas, con el fin de ajustar los cambios que fuesen necesarios y lograr el equilibrio entre las áreas.
  • Aprobación de los presupuestos: Corresponde a la dirección general, además de tener en cuenta establecer las previsiones necesarias.
  • Seguimiento: Una vez aprobado y puesto en marcha las acciones, es necesario llevar a cabo un control de la evolución y compararlo con lo que se tiene previsto. Esto permitirá corregir ante situaciones desfavorables.

Control presupuestario

Es el proceso que permite seguir y evaluar la actuación y el rendimiento obtenido, estableciendo  comparaciones entre lo realizado y los objetivos plasmados en los presupuestos.

Por lo que se consideran que la presupuestación y el control son procesos complementarios, el primero  define los objetivos, los cuales tendrán valor cuando se active un plan que facilite su consecución, mientras el control presupuestario es compara metódicamente la programación y la ejecución.

El eje fundamental del control presupuestario se concentra en la información del nivel de rendimiento deseado, el nivel real y la desviación. Pero además mediante la acción pone en marcha planes y modifica las actividades por realizar.

La implantación de cualquier mecanismo de control mediante el presupuesto asegura el éxito financiero del proyecto, ya que al analizar y comparar los resultados con los programas permite ver las no coincidencias, conseguir las causas y plantear las correcciones.

Para ejercer de manera eficaz este control deben tenerse en cuenta las consideraciones siguientes:

  • Todo lo que se ha programado debe ser controlado.
  • Toda desviación entre lo programado y lo ejecutado, tiene un motivo el cual se debe analizar para detectar si se debe a un fallo en la programación, una mala ejecución o ambas razones.
  • Toda desviación requiere un análisis minucioso, realizada preferiblemente por el responsable concreto.
  • Toda desviación amerita medidas de corrección, el fin del control es transmitir confianza a los directivos, hacerles ver las deficiencias y sugerirles las acciones correctivas.

Importancia del presupuesto

Las organizaciones forman parte de un entorno económico donde reina la incertidumbre, mientras mayor es la incertidumbre aún mayor serán los riesgos a asumir,  para mantenerse en el mercado competitivo las organizaciones deben planear sus actividades y hacer seguimiento de su comportamiento.

Los presupuestos son una herramienta moderna usada en el planteamiento y control, puede reflejar el comportamiento económico, administrativo y financieros de la empresa. Siendo de gran ayuda e importancia debido a:

  • Minimizan el riesgo en las operaciones de la organización.
  • Mantienen un plan de operaciones con límites razonables.
  • Sirven como mecanismo de análisis de políticas y estrategias permitiendo re-direccionarlas hacia si es necesario.
  • Cuantifican y presentan términos financieros del plan de acción.
  • Sirven como guías de control durante la ejecución de programas, una vez completados los planes sirven como punto de comparación para planes y programas futuros.
  • Inducen a la gerencia a pensar en las necesidades totales de la compañía.
  • Funcionan como medios de comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos de la compañía. Ejerciendo un poco de presión para que la alta gerencia defina los objetivos adecuadamente.
  • Propician la definición de una estructura organizacional adecuada, delegando y determinando la responsabilidad y autoridad a las diferentes áreas que integran la organización.
  • Mantiene un histórico razonable de datos contables.
  • Ayudan a la utilización óptima de los insumos.
  • Son una herramienta que pone en práctica la creatividad y el criterio profesional, con la finalidad de mejorar la empresa.// Web y Empresas

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Carrera de Administración de Empresas de la UPEA

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