A medida que el mercado se diversifica y que las TIC pasan a formar parte fundamental de las empresas, es necesario adecuar las herramientas y aplicaciones disponibles para que las compañías puedan ser lo más eficientes posibles al mismo tiempo que se aprovechan mejor los recursos disponibles. Esto se consigue a partir de muchos elementos distintos y, uno de ellos, es sin duda contar con un sistema de gestión empresarial, una de las soluciones cada vez más comunes en empresas grandes y pequeñas.

¿Qué es un sistema de gestión empresarial?

Un sistema de gestión empresarial es un software que permite que muchos de los procesos y actividades de la compañía se realicen desde una misma plataforma común a todos los trabajadores. Como es lógico, este tipo de software se tiene que adaptar a las necesidades concretas de cada empresa, por lo que aunque se pueden encontrar empresas que utilicen el mismo sistema de gestión empresarial, puede darse el caso de que el uso que haga cada una de las empresas sea distinto y personalizado al tipo de actividad de cada compañía (producción, servicios, logística, etc.)

Así mismo, también hay que tener en cuenta que la mayoría de sistemas de gestión empresarial actuales están configurados como SaaS (Software as a Service), lo que significa que el trabajador no necesita tener el software descargado en el dispositivo desde donde está trabajando, sino que se conecta directamente a través de una conexión a Internet. Esto agiliza el proceso, y permite que, gracias al servicio técnico que ofrecen este tipo de empresas, el sistema de gestión empresarial esté actualizado en todo momento acorde a los cambios y necesidades de la compañía usuaria.

Administración de empresas en la UPEAPor qué el uso de un sistema de gestión empresarial es cada vez más común

La respuesta a por qué el uso de un sistema de gestión empresarial es cada vez más común en la mayoría de empresas es sencilla: mejora la eficiencia de forma considerable. Como es natural, esta eficiencia podrá variar de una empresa a otra dependiendo del tipo de actividades a la que se dedique. Sin embargo, en todos los casos, el uso de un sistema de gestión empresarial permite unificar y automatizar multitud de actividades relacionadas con la gestión y administración de una empresa, lo que hace que se puedan destinar mayores recursos a las actividades propias de la compañía (producción u oferta de servicios), delegando este tipo de funciones en el sistema de gestión empresarial.

Beneficios de contar con un sistema de gestión empresarial

Los beneficios de contar con un sistema de gestión empresarial son variados y, según cada compañía, podrán variar o cobrar mayor o menor importancia en cada caso. No obstante, algunas de las ventajas más importantes de contar con este tipo de sistemas que son comunes a todos los casos son las siguientes:

Automatización de procesos

La primera gran ventaja que ofrece un sistema de gestión empresarial es la automatización de muchos de los procesos comunes a todas las compañías. En este sentido, procesos como la contabilidad, o la gestión de actividades internas, se realiza de forma automática a través del sistema de gestión sin necesidad de que haya intermediarios que ejecuten estos procesos.

Unificación de la información

Otra de las ventajas que ofrecen los sistemas de gestión empresarial es la unificación de la información con la que cuenta y que utiliza la empresa. Esta unificación se realiza de dos modos: teniéndola disponible en el mismo lugar (el propio sistema de gestión empresarial) y que la forma en que se almacena y presenta está estandarizada, lo que facilita su uso y comprensión.

Información actualizada y en tiempo real

Al igual que un sistema de gestión empresarial permite unificar la información, también permite modificarla y actualizarla. Pero la gran ventaja consiste en que estas actualizaciones se llevan a cabo en tiempo real. Es decir, cualquier cambio en la información almacenada estará disponible para otros usuarios y compañeros de la empresa en el mismo momento en el que se ejecute el cambio, lo que agiliza y mejora con creces cualquier proceso o actividad que tenga que llevarse a cabo.

Mejora el uso del tiempo de los empleados

Debido a que los procesos y el acceso a la información es mucho más sencillo y está muy mejorado, los empleados de la empresa no tienen que dedicarle tanto tiempo, lo que hace que dispongan de más parte de su jornada laboral para dedicarla a otras funciones que no se pueden automatizar y que dependen enteramente de los trabajadores, mejorando así su productividad.

Se adaptan a las necesidades de cada empresa

Por último, la otra gran ventaja con la que cuenta un sistema de gestión empresarial es la adaptabilidad, ya que es un sistema que permite personalizarse para adaptarse a las necesidades concretas de cada compañía, lo que consigue que la eficiencia de su uso sea aún mayor y, sobre todo, que responda perfectamente a las demandas concretas de cada empresa usuaria.// Beetrack


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