Muchos propietarios o dueños de empresas tienen la falsa percepción de que las reuniones de trabajo pueden llegar a ser una pérdida de tiempo, y este pensamiento errado puede hacer que tu prospera empresa se vaya a la quiebra.

Sin embargo, el problema no está en las reuniones sino en la manera en como son realizadas ya que si estas están enmarcadas bajo una mala dinámica el propósito de dicha reunión corre el riesgo de no cumplirse.

Las reuniones de trabajo hay bajo cualquier contexto, con esto me refiero a que puedes reunirte con tu jefe, con un cliente o con tus compañeros y si esta reunión tiene una connotación laboral entonces es considerada una reunión de trabajo.Administración de empresas en la UPEA

Aquí es donde podemos mostrar nuestra mejor imagen, buscando transmitir nuestra capacidad técnica, nuestros conocimientos sobre el tema laboral en cuestión, pero no con esto podemos dejar a un lado nuestras habilidades de relación, porque en una reunión tenemos que compartir, que relacionarnos con los demás y la primera impresión y la entrada es fundamental.

Uno de los aspectos a tomar en cuenta cuando tienes una reunión de trabajo es la puntualidad, ya que es una muestra de respeto hacia los demás. Si llegas tardes y haces que otras personas esperen por ti, les estas robando su tiempo y si además la reunión se extiende más del tiempo estipulado con anterioridad debido a la impuntualidad es aún más grave y puede repercutir en una muy mala primera impresión.

Errores más frecuentes en las reuniones de trabajo

  • Llegar tarde, la puntualidad es un factor primordial dentro de la primera impresión que le vas a dar a las personas con las que te vas a reunir.
  • Entrar haciendo ruido.
  • Ingresar a la sala de reuniones con muchas cosas en las manos y esparcirlas por encima de la mesa es gesto que va a generar una muy mala primera impresión sobre la reunión.
  • Llegar con un aspecto que no es el adecuado, y esto no enmarca solo a la vestimenta y al peinado, sino también a la higiene personal, oler a tabaco o alcohol nos daría una mala primera impresión, aunque estar impregnados en perfume tampoco es lo correcto, debes mantener siempre un equilibrio.
  • Debemos cuidar donde nos sentamos, no puede llegar y ocupar el lugar principal sino eres el que ha convocado la reunión, pero tampoco nos vamos a sentar en un rincón con la intención de pasar desapercibidos y no participar en la reunión.
  • Durante la reunión es inadecuado comer o beber, incluso en algunos casos se ve bien rechazar este café de cortesía, ya que uno no ha asistido a la reunión a tomar café, sino que se ha ido a hacer una visita al cliente por ejemplo o se ha ido para trabajar por un tema en concreto.
  • No distraerse con temas que están fuera del orden de la reunión.
  • No debes bajo ninguna circunstancia tomar una postura demasiado relajada ni demasiado tensa, por muy cansado o estresado que te encuentres.
  • Nunca realizar actividades dentro de la reunión que demuestren que estas más en tus propios pensamientos y en tus propias cosas que en la reunión ya que este dará una mala impresión sobre tu compromiso para con la empresa o para con el cliente entre otros.
  • Otra que cosa que debes evitar es comenzar a guardar tus cosas y documentos antes de que la reunión este oficialmente terminada.

Si estas con un cliente o si estas con personas que son superiores jerárquicamente en la empresa debemos mostrarnos con seguridad y entusiasmo, pero, un exceso de confianza o mostrarnos muy arrogantes y arrolladores creará una actitud defensiva de estas personas y no será una buena imagen la que estarías transmitiendo.

Estructura de una reunión de trabajo

Para llevar a cabo una reunión de trabajo exitosa es muy importante hay que tener en cuenta una serie de factores de la cual podemos dividirlo en tres partes

Antes de la reunión debemos prepararnos con suficiente antelación, seleccionar las personas que sean imprescindibles para la misma, crear un cronograma en cual se explicara los temas a seguir, el motivo de la reunión y el objetivo de la misma, se convocara a los asistentes con antelación y además se les enviara el cronograma.

Durante la reunión se debe iniciar puntualmente, seguir el desarrollo previsto del cronograma a cabalidad, además debes tener en cuenta que, si estas dirigiendo la reunión debes dirigir los debates, mas no el contenido para esto, debes hacer que los asistentes participen para sacar el mayor provecho de su asistencia, y al final de la reunión se debe dedicar unos minutos para aclarar algunos comentarios o dudas, además de sintetizar una conclusión y agradecer la participación de los asistentes.

Después de la reunión se confeccionará un sumario o acta que se entregara a los asistentes, así no solo se dejara constancia de la reunión sino también de si se ha alcanzado los objetivos de la misma, y si fuese necesario se convocaría para una siguiente reunión.

Las reuniones de trabajo son muy importantes dentro de todas las empresas exitosas y es por eso que organizar y cumplir objetivos es el propósito de estas reuniones, siguiendo estos pasos podrás realizar de tus reuniones una inversión de tiempo exitosa que se traducirá en una mejor calidad de tu empresa.// Web y Empresas


0 comentarios:

Publicar un comentario

Gracias por tu visita

 
Top