Los riesgos que corren las empresas al no contratar sistemas de gestión documental (Administración de empresas)

La subcontratación, o simplemente la contratación de sistemas de gestión documental para las empresas, es un tema en boga que está poniendo en tela de juicio la manera clásica de gestionar los datos con los que trabajamos a diario. ¿Dónde los almacenas? ¿Cómo los buscas? ¿Qué haces cuando necesitas recuperar un determinado documento?

Ante estos interrogantes, los gerentes, como responsables de coordinar los distintos departamentos para que consigan sus objetivos, deben actuar en consecuencia. Acompáñanos en este post, que vamos a compartir contigo cuáles son los riesgos que corren las empresas cuando no hacen por contratar sistemas de gestión documental.

Riesgos de no contratar sistemas de gestión documental

No contar con un plan de gestión documental repercutirá en graves consecuencias para las empresas. La ineficiencia, la lentitud en los procesos, la pérdida de tiempo, la desorganización y los errores en los documentos son algunos de los efectos de llevar a cabo una mala gestión de la información.

Es un hecho que en aquellas oficinas en las que no se establece un plan de gestión documental siempre acaba produciéndose el colapso de archivadores y estanterías repletos de papeles, lo que dificulta su mantenimiento y búsqueda. Al final, todo este proceso repercute en:

• Duplicidad. Se multiplica la posibilidad de que existan documentos almacenados dos veces, lo que aumenta el descontrol de la información.
• Mayor gasto de dinero. Las organizaciones que no gestionan correctamente su información gastan mucho más papel que las empresas que sí lo hacen. Al final, aumenta el gasto en papel, en tinta, en impresoras, etc.
• Pérdidas de tiempo. ¿Cuánto tiempo te lleva buscar un determinado documento?
• Dificultades para compartir información con otros departamentos de la empresa, con clientes, proveedores, etc., lo que se traduce en un mal servicio y mala imagen de la compañía.

Ahora que ya conoces cuatro riesgos de no contratar sistemas de gestión documental, ¿estás pensando en buscar una solución a medida? Consúltanos sin compromiso, estaremos encantados de escucharte.

Implantar un sistema de gestión documental

El gerente de las empresas debe contar con una serie de actitudes y habilidades en línea con los objetivos de la organización. El incremento de la productividad de los empleados está directamente relacionado con las tareas de este profesional, y la importancia de su cargo justifica la cantidad de actitudes que debe tener. A continuación, te mostramos las razones por las que tener un sistema de gestión documental:

1. Aumenta la seguridad al reducir las posibilidades de que se produzcan pérdidas de documentos importantes.
2. Mayor eficacia al saber en cada momento qué hacer y dónde acudir para consultar un determinado documento.
3. Favorece la colaboración entre los empleados.
4. Permite hacer búsquedas personalizadas y encontrar documentos con solo escribir una o varias palabras.
5. Aumenta el espacio físico disponible en la oficina y la organización de la misma.
6. Mayor ahorro de costes y tiempo.

Por todo esto y más, la gestión documental cumple un papel decisivo que los gerentes no deben perder de vista.

El éxito de los softwares de gestión documental

No contratar sistemas de gestión documental no es beneficioso, pero ni todos los softwares son iguales, ni tampoco todos aportan los mismos beneficios. A lo largo de este año, hemos sido testigos de numerosas noticias que nos informaban de lo que estaba ocurriendo en el sector tecnológico, concretamente en la gestión documental:

• El Top 5 ‘game changers’ en la gestión documental en España. (tic portal). El Centro Europeo del Conocimiento para la Tecnología de la Información (EKCIT) recopila las instituciones, softwares, empresas o personas relevantes en la gestión documental española, destacando: la Universidad Pablo de Olavide, más accesible gracias a la digitalización; Julián Marquina con la posibilidad de unir las bibliotecas y las redes sociales; el caso de éxito de transformación digital de Danone; la Fundación Ciencias del a Documentación; y en el top 1, el software innovador de gestión documental, Alfresco.
• La App de SharePoint llega a iOS para trasladar la gestión documental al móvil. (tic portal). Y con ello, Microsoft hace fuerza para su estrategia ‘cloud first, mobile first’. Las versiones para Android y Windows Phone llegarán próximamente, aumentando las posibilidades de consultar información fuera de la oficina.
• España, segundo país europeo en automatización de procesos y sexto en digitalización documental. (neodoc). Esta noticia se publica después de realizarse un análisis entre más de 1750 responsables directos e indirectos en los procesos de digitalización y gestión de soluciones software.
• Guías de aplicación de la política de gestión de documentos electrónicos en España. (adapting). El Ministerio de Hacienda ha hecho públicas las guías de aplicación de la política de los documentos electrónicos.

Estas noticias reflejan el crecimiento y la importancia de la gestión documental para las empresas en España a lo largo de 2019. Se acerca 2020 y las previsiones ya apuntan que la apuesta de las empresas por este tipo de softwares seguirá en aumento.// Docunecta

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